O que é a desmaterialização de documentos?

Escrito por Luciano Batista de Lima
Publicado em 3 fev 23

Conteúdo da Matéria

A desmaterialização de documentos é tida como um dos avanços nos serviços notariais, confira o que significa o termo e quais são suas vantagens.

Em dias que o digital tomou conta de muitos processos, é natural que o cartório também seja influenciado por tais mudanças.

Dentre as novidades na lista de serviço dos cartórios está a desmaterialização de documentos, entenda a seguir.

Desmaterialização de documentos: O que é?

A desmaterialização de documentos é basicamente o processo de transformar a versão física de um documento em uma eletrônica, sem perder a principal característica cartorial.

Ao emitir uma certidão negativa, por exemplo, ao invés de imprimir, o tabelião valida a versão digital.

A desmaterialização é também uma medida para se alinhar com a perspectiva ambiental, nesse procedimento o papel fica em segundo plano.

Para que um cartório realize esse tipo de serviço, precisa ter certificado digital (Padrão ICP-Brasil), registrado na Central Notarial de Autenticação Digital (CENAD).

É esse recurso tecnológico que garante o selo de certificação do tabelião responsável pelo estabelecimento que elabora o documento eletrônico.

Acessando a plataforma do CENAD é possível conferir a autenticidade dos documentos digitais emitidos pelos cartórios.

Quando é viável esse recurso?

Decerto, essa é uma tendência adotada em muitos tipos de empresas, porém, optar por certidões eletrônicas pode ser estratégia essencial em alguns casos.

Vale a pena preferir o serviço de desmaterialização dos documentos nas seguintes situações.

Redução de custos com arquivos

Manter um setor de arquivo tem um custo alto, ao menos 3% do caixa é gasto no processo, que vai desde a impressão até a manutenção de pastas dentro do arquivo.

Com o documento eletrônico não há necessidade de utilizar parte da receita para manter essa estrutura, os arquivos digitais se concentram num computador de cada setor, por exemplo.

Otimizar ações

Os trâmites burocráticos ficam mais ágeis, enviar e receber certidões são processos que vão durar poucos cliques.

Com documentos físicos é o contrário, existe o deslocamento até o cartório, e depois para o destinatário final da certidão ou cópia de contrato autenticada.

Adotar política ambiental

Empresas que querem se adequar a posturas de preservação do meio ambiente, têm na desmaterialização dos documentos uma aliada.

Não é para menos, o papel A4 está entre os maiores resíduos gerados por organizações em todo o planeta.

Segundo o site Dinâmica Ambiental, a produção de uma folha A4 é responsável por consumir até 10 litros de água.

Então, ao optar pelos serviços eletrônicos do cartório e evitar esse desperdício.

Essas vantagens têm feito com que grandes empresas migrem seus arquivos, sobretudo os notariais, para ambientes digitais seguros, e com validade jurídica.

Os documentos sempre estarão disponíveis, e basta fazer o download para enviar a um fornecedor ou para participar de uma licitação, por exemplo.

Vale dizer que o custo da desmaterialização de documentos, para o cliente final, é similar a de uma autenticação comum, isso torna viável a adesão do grande público, baixo preço e praticidade aliados.

Você pode solicitar a sua segunda via de certidões com apenas alguns cliques, basta acessar aqui e fazer seu pedido!

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